Philipp Berger / Jan Niklas Breuer / Malte Fischer: Workflowsoftware – Die Organisation des Digitalisierungsprozesses

Die Digitalisierung des kulturellen historischen Erbes ist mit einem komplexen Arbeitsprozess verbunden, der nicht allein die konkrete Anfertigung digitaler Repräsentationen umfasst, sondern beispielsweise auch die vorgelagerte konservatorische Prüfung der Originalobjekte sowie die Erfassung von Metadaten oder abschließende Präsentation der Digitalisate im Web. Um diesen umfangreichen Arbeitsprozess, der verschiedenste Abteilungen und Mitarbeiter:innen betrifft, effizient zu organisieren, setzen Einrichtungen wie die Staatsbibliothek zu Berlin auf Softwarelösungen zur gezielten Workflowsteuerung. Maria Federbusch und Renate Müller gewährten den Studierenden der Praxisübung „Digitalisierung historischer Schriftquellen in der Praxis“ Einblicke in den Digitalisierungsworkflow der StaBi und zeigten beispielorientiert die dabei zum Einsatz kommende Software „Kitodo“.

Potentiale von Workflowsoftware im Verhältnis zur digitalen Quellenkritik

Die Workflowsoftware der Staatsbibliothek kommt zum Einsatz lange bevor die Historiker:innen sich quellenkritisch mit den Digitalisaten befassen. Trotzdem ist die Berücksichtigung der mit ihr verbundenen Möglichkeiten unverzichtbar für die später erfolgende, fundierte Quellenkritik. In Bibliotheken von der Größe der Staatsbibliothek sind in die Digitalisierung der Bestände zahlreiche Personen aus unterschiedlichsten Abteilungen eingebunden. Sobald mehrere Menschen zusammenarbeiten, braucht es für den Informationsaustausch und die Arbeitsteilung geeignete Organisationsformen, durch die einzelne Arbeitsschritte definiert und übersichtlich verteilt werden können. Bei einem einzelnen Buch reicht dafür sicherlich ein kurzes Gespräch, doch wenn wir von tausenden Büchern und mehreren Dutzend Mitarbeiter:innen sprechen und außerdem kostenökonomische Faktoren dazukommen … dann braucht es eine Workflowsoftware.

Diese Software ermöglicht ein strukturiertes, ergebnissicherndes und modulares Arbeiten. Im Fall der Digitalisierung der Bibliotheksbestände heißt das, dass der Arbeitsprozess und die einzelnen Schritte fest definiert sind, wodurch im Ergebnis verlässliche und konsistente Digitalisate gewährleistet werden. Die in der SBB eingesetzte Software organisiert den Digitalisierungsprozess projektbasiert. Es werden klare Start- und Zielbedingungen sowie als sog. Milestones Zwischenziele festgelegt. So zwingt die Workflowsoftware zur klaren Planung und Ordnung. Auf Basis dieser Grobstruktur werden dann einzelne Aufgaben definiert, die einzelnen Rollen (bspw. “Scankraft”) zugewiesen und in eine effiziente und transparente Reihenfolge gebracht werden.  Durch diese Reihenfolge und die fortlaufende Dokumentation der Arbeitsergebnisse haben alle Mitarbeiter:innen abhängig von ihrer Rolle immer Einsicht in den aktuellen Projektstand und können ihre eigenen Aufgaben optimal darauf abstimmen – und das ohne Teamsitzung. Auch Projektleiter:innen haben fundierte Daten auf deren Basis sie den Gesamtverlauf steuern und mit kooperierenden Abteilungen, Fördermittelgeber:innen oder anderen externen Bereichen kommunizieren können. Schließlich lassen sich durch die Systematisierung der Arbeitsabläufe selbige auch besser evaluieren. So können beispielsweise Bottlenecks in der Projektarbeit identifiziert und künftig vermieden werden.

Herausforderungen

Beim Einsatz von Workflowsoftware empfiehlt es sich, sich nicht nur die Potenziale, sondern auch mögliche Herausforderungen für gegenwärtige und zukünftige Anwender:innen vor Augen zu führen. Ein zentraler Aspekt ist hierbei etwa die Kompatibilität. Softwaresysteme zur integrierten Vorgangsbearbeitung befinden sich – wie jede angewandte Softwaretechnik – in einem kontinuierlichen Entwicklungs- und Wandlungsprozess. Dieser Prozess umfasst in erster Linie Aktualisierungen in Form von Updates, gelegentlich aber auch die völlige Aufgabe veralteter Software und den Ersatz durch gänzlich neue Programme. Die unausweichlichen Veränderungen und Neuerung an Browserversionen, Metadatenformaten oder den zahlreichen Schnittstellen (z.B. zu Datenbanken) der Workflowsoftware bergen die Gefahr von Kompatibilitätsproblemen. Dies ist nur durch fortlaufende Pflege, Anpassung und Weiterentwicklung der genutzten Software, ggf. sogar eine risikoreiche Migration der Daten auf neue Software, zu verhindern.

Neben der Kompatibilität stellt das Korrekturmanagement eine potenzielle Herausforderung dar. So wie Softwareprogramme kontinuierlich weiterentwickelt werden, entwickeln sich auch die wissenschaftlichen Ansprüche an die Digitalisate weiter. Die Auflösung eines Digitalisates sollte heute zum Beispiel nach den Qualitätsstandards der Deutschen Forschungsgemeinschaft nicht weniger als 300 dpi betragen¹), ein Anspruch, dem ältere Digitalisate nicht immer gerecht werden können. Es muss also immer die Möglichkeit gegeben sein, an den über die Workflowsoftware aufgenommenen Daten Nacherfassungen, Aktualisierungen und Änderungen vorzunehmen. All diese Ansprüche und die sich daraus ergebenden notwendigen Konfigurationsoptionen am Programm gilt es bei der Arbeit mit Workflowsoftware im Hinterkopf zu behalten, um das System für künftige Neuerungen in Anspruch und Form flexibel zu halten. Zuletzt gilt es die Datenschutzrichtlinien zu beachten. Hier ist insbesondere eine minimale Personaldatenhaltung sicherzustellen.

Die Workflowsoftware in der Praxis

Nach der Beschäftigung mit Potentialen und Herausforderungen der Workflowsoftware soll nun ein Blick auf den praktischen Ablauf des Workflows am Beispiel der Digitalisierten Sammlungen der Staatsbibliothek zu Berlin geworfen werden.

Nachdem ein Katalogisat im Katalogisierungssystem² angelegt und ein sog. Persistent Uniform Resource Locator (PURL) vergeben wurde, legt der:die Bibliothekar:in einen Vorgang in der Workflowsoftware (z.B. Kitodo) an. Beim Anlegen des Vorgangs werden bibliographische Metadaten³ aus dem Katalogisierungssystem in die Workflowsoftware übernommen. Die bibliographischen Metadaten dienen der konkreten Beschreibung und Repräsentation des jeweiligen Objekts. Zudem machen sie das Digitalisat für die Nutzer:innen auffindbar.

Anschließend wird das Objekt nach der Wahl des passenden Digitalisierungsverfahrens gescannt und nach den Qualitätsstandards der DFG im TIFF-Format gespeichert, das sich besonders gut für die unkomprimierte und verlustfreie Speicherung von Bildern eignet. Im Anschluss an den Scanvorgang wird das Digitalisat einer Qualitätskontrolle unterzogen, bei der zum Beispiel die Farbechtheit oder die Auflösung des Digitalisats geprüft werden. Mit entsprechenden Tools, etwa einer Bildbearbeitungssoftware, kann, wenn nötig, nachgebessert werden.

In Vorbereitung auf die Präsentation der Digitalisate werden nun die Seitenzahlen (Paginierung) sowie die Strukturdaten⁴ , welche die innere Gliederung eines Objekts wiedergeben, erfasst. Durch die Erfassung der Strukturdaten entsteht ein Inhaltsverzeichnis, welches die Navigation innerhalb des Objekts erleichtert. Die Strukturdaten werden auf Grundlage des DFG-Viewer-Strukturdatensets sowie anderer vorhandener Strukturdatentypologien erfasst. Dies gewährleistet eine Einheitlichkeit der Strukturdaten und erleichtert dem:der Bibliothekar:in die Arbeit am zu digitalisierenden Objekt. Wie tief Strukturdaten gehen bzw. das Digitalisat beschreiben können, ist von Objekt zu Objekt unterschiedlich und hängt von den Wünschen der Nutzer:innen ab bzw. ist auch institutionell je nach Bibliothek geregelt.

Abschließend erfolgt eine automatisierte Qualitätskontrolle der Metadaten und die anschließende Erzeugung von METS/MODS-Dateien, sowie die Verknüpfung der Daten des Digitalisats mit der Präsentationsoberfläche der Digitalisierten Sammlungen der SBB, sowie das Einfügen des Digitalisats in den Suchindex der Digitalisierten Sammlungen. Hier ist besonders die Implementierung einer Suche auf Basis der mittels Optical Character Recognition erkannten Volltexte sinnvoll und für die Auffindbarkeit wie auch flexible Nutzung der Digitalisate von Vorteil.

Fazit

Insofern die jeweilig zum Einsatz kommende Workflowsoftware wesentlich die Produktion und Präsentation der Digitalisate mitorganisiert, ist sie als digitaler Akteur quellenkritisch zu berücksichtigen. Für die Quellenkritik ist insbesondere die Qualität, die Aufbereitung und die Vollständigkeit der Daten, seien es Digitalisate oder Metadaten, essenziell. Ein Digitalisat “nützt nichts”, wenn es unleserlich ist, mit falschen Metadaten verknüpft oder nur auf Spezialrechnern prozessiert werden kann. Um Digitalisate produzieren zu können, die diesen Anforderungen genügen, braucht es einen strukturierten, von Regeln und vorher definierten Zielen geleiteten Prozess. Die Workflowsoftware hilft den Institutionen, ihre riesigen Digitalisierungsprojekte in einem solchen Prozess umzusetzen und dabei nicht den Überblick zu verlieren. Sie fordert einheitliche Metadaten, die Einhaltung der relevanten DFG-Normen und ist, im Gegensatz zu herkömmlichen bibliothekarischen oder archivischen Werkzeugen, auf das Digitalisat hin ausgerichtet und optimiert.

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Die Autor:innen:

Philipp Berger studiert im M.A. Geschichtswissenschaften mit epochenübergreifendem Schwerpunkt “Wirtschaft und Gesellschaft” an der Humboldt-Universität zu Berlin und ist an der Vertiefung seiner Forschungskenntnisse im Bereich der Digital History interessiert. 

Jan Niklas Breuer studiert im M.A. Geschichtswissenschaften an der Humboldt-Universität zu Berlin. Seine Forschungsinteressen liegen im Bereich Digital History und Wirtschaftsgeschichte.

Malte Fischer studiert Geschichtswissenschaften und Informatik im Bachelor und ist sehr interessiert an der Verknüpfung beider Fachbereiche.

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Blogserie
Dieser Beitrag ist Teil einer Serie, die im Rahmen einer gemeinsam mit der Staatsbibliothek zu Berlin angebotenen Praxisübung zur „Digitalisierung historischer Schriftquellen in der Praxis“ entsteht. Semesterbegleitend setzen sich die Studierenden in reflektierenden Beiträgen mit den Sitzungsinhalten auseinander und gehen der Frage nach, welchen Bezug die einzelnen Themenbereiche zur historischen Quellenkritik haben.

Anmerkungen

1. Deutsche Forschungsgemeinschaft: DFG-Praxisregeln „Digitalisierung“, S. 6, URL: https://www.dfg.de/formulare/12_151/12_151_de.pdf (Stand: 20.11.2021 [↩]
2. Datenbank, in der die Katalogdaten eines Katalogisats gespeichert sind. [↩]
3. Bibliographische Metadaten sind z.B. Titel, Autor:in und Erscheinungsjahr des entsprechenden Werks. [↩]
4. Strukturdaten sind z.B. Titelblatt, Vorwort, Kapitel, Abschnitt, Illustration oder Index. [↩]

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